Poslovni bonton: Kako na sastanku tražiti još sarme, a da ostavite dobar utisak?

  od    3   793

Uspostavite i održite stabilnu poslovnu vezu!

Dobra komunikacija sa klijentima,  je  uslov za ostvarivanje stabilnog poslovnog odnosa, koji vodi ka dugoročnoj poslovnoj saradnji.

Dobra komunikacija je skup mnogih disciplina, od kojih treba posebno naglasiti: poslovni bonton, klasični bonton i protokol, govor tela, vođenje razgovora, slušanje, planiranje, strategija, poznavanje istočnjačke botanike, termodinamike, sociologije, veštine ratovanja i mnogih drugih naučnih disciplina. Da se zadržimo malo na poslovnom bontonu.

Šta je poslovni bonton?

Poslovni bonton je kodeks dobrih poslovnih manira koji definiše međusobno ponašanje pojedinaca i kompanija da bi:
1. radili efikasno i ostvarili profit,
2. uspostavili i održavali dugoročne uspešne poslovne veze i
3. povećavali sopstvene mogućnosti razvoja i ekspanzije.

Četvrta tačka se retko navodi u literaturi, jer je prilikom Cezarevog osvajanja, 48. godine, požar u Aleksandrijskoj biblioteci uništio par primeraka Poslovnog bontona (naslov originala na starogrčkom: επιχειρηματική δεοντολογία και το διαδίκτυο), da bi se samo pukim slučajem spasio CD sa backupom, koji je pronadjen 19 vekova kasnije, a igrom slučaja imam kopiju, pa znam koja je četvrta tačka:
4. poslovnim bontonom uvek možete šarmirati sekretarice i koleginice (sekretare i kolege) iz preduzeća sa kojima sarađujete, pa kasnije tu prednost možete iskoristiti za ostvarivanje ličnih socijalnih ciljeva i/ili za lobiranje i predstavljanje ideja i usluga.

Pravila poslovnog sastanka

GARDEROBA
Pre nego što stignemo na sastanak, treba da izaberemo prikladnu garderobu. Uglavnom su to poslovna odela, u obzir može doći i elegantna ležerna garderoba, ali samo ako smo sigurni da je to prikladno. Ako ne znamo koliko formalno da se obučemo, uvek je bolje izabrati više formalnu garderobu.

INTELLIGENCE ACTIVITIES
Takođe, treba saznati sve o osobi sa kojom se sastajemo, naručito vezano za njene stavove i interesovanja, kako bismo bili sigurni da možemo da odgovorimo na započete teme i da razgovor vodimo željenim tokom. Ako nemate prijatelja u policiji, onda ste zakinuti za ovu tačku.

SEKRETARICA
Kod sekretarice treba doći na vreme. Sekretarici se treba učtivo obratiti, predstaviti se punim imenom i prezimenom, reći ime firme koju predstavljate kao i ime osobe sa kojom se sastajete. Poželjno je naglasiti da imate zakazan sastanak.
Ako je sekretarica zauzeta, treba biti strpljiv. Dok čekamo, možemo sa njom razmeniti par prijatnih reči. Ako dođemo ranije, možemo napomenuti da nas ne najavljuje pre zakazanog termina (pošto to neke rukovodioce ume da iznervira). Kada nas povede do kancelarije, ako ne znamo raspored kancelarija, treba da pustimo nju da ide prva. Za muškarce se podrazumeva da je propuste na ulazu u lift ili vrata kancelarije.
Sa sekretaricama uvek treba oprezno – mnoge sekretarice imaju veliki uticaj u preduzeću i često je presudnija njihova ocena, nego Vaše reference. Mnoga velika carstva su propala zbog sekretarica, setite se samo Troje.

UVODNI DEO SASTANKA
Uvodni deo sastanka počinje predstavljanjem. Uglavnom domaćin i prisutni ustaju, predstavljaju se imenom, prezimenom i funkcijom. Žene ne moraju ustajati. Dok se predstavljamo treba da se rukujemo (ruku pružamo u isto vreme kada i domaćin, ako je on ne pruži, onda ni mi to ne radimo). Stisak treba da bude dovoljno jak da ostavi utisak, ali ne i da smrvi ruku osobe sa kojom se upoznajemo. Prilikom rukovanja treba gladati u oči osobu sa kojom se rukujemo.

Ne treba sedati dok domaćin to ne ponudi. Ako on to ne uradi, treba učtivo pitati da li možemo sesti. Dužnost domaćina je da predstavi svoje saradnike i učini da se osećamo prijatno. Takođe je običaj da nas domaćin ponudi pićem ili osveženjem pre početka sastanka. Ovo se obično prihvata, ali je u redu ako učtivo odbijemo.

POSETNICE
Posetnice se mogu razmeniti pre početka sastanka, prilikom samog upoznavanja, ili na kraju sastanka, pri dogovoru budućih akcija i načina kontaktiranja. Kada ćemo razmeniti posetnice, zavisi od naše procene konkretne situacije.

ATMOSFERA NA SASTANKU
Opuštenu atmosferu je poželjno uspostaviti na poslovnom sastanku. Ukoliko sastanku prisustvuje više osoba, prvi korak čini ona osoba koja je najstarija po rangu, pri čemu bi trebalo da pozove mlađe kolege da se uključe. Razgovor treba početi zvaničnim obraćanjem (gospodine Obi Wan Kenobi i sl.). Sagovornicima se ne treba obraćati po imenu, dok oni to ne naglase. Tokom razgovora, ljude treba gledati u oči. Ako ste došli u sakou, nema skidanja, bez obzira na to kako su obučeni sagovornici.
Opuštena atmosfera proizilazi iz međusobnog poverenja, koje se zasniva na jasnim stavovima i izražavanju, kao i na pažljivom slušanju drugih.
Treba kontrolisati emocije i sačuvati prisustvo duha (bez obzira na to koliko nam je dosadno, ili smo eventualno isprovocirani).

PRELAZAK NA POSLOVNE TEME
Pre prelaska na poslovne teme ide odmeravanje snaga. Sastanak uglavnom počinje neutralnim razgovorom. Ako domaćin želi što pre da pređe na posao i mi treba da ga pratimo. Treba da imamo na umu da domaćin verovatno ima i drugih obaveza u toku dana, te da treba da budemo kratki i jasni.
Ako se mi nalazimo u ulozi domaćina, dobro je napomenuti na početku sastanka kada nas očekuju druge obaveze, kako bi svi znali kako da iskoriste vreme koje je na raspolaganju.

PUŠENJE NA SASTANKU
Pušenje u radnim prostorijama se smatra ispoljavanjem asocijalnog ponašanja i nikada ne treba paliti cigaretu na poslovnom sastanku, bez obzira na stav domaćina.

BELEŠKE
Beleške tokom razgovora se obavezno vode, a ako je potrebno snimati razgovor, potrebno je pitati za dozvolu.

ODLAZAK
Kada odlazimo treba ponoviti kurtoazni postupak sa početka (stisak ruke, osmeh i pogled u oči, a ne u dekolte sagovornice), jer to učvršćuje poznanstvo.

Neformalni sastanci

Neformalni sastanci mogu biti unapred dogovoreni ili improvizovani.

Postoji sedam pravila za vodjenje unapred dogovorenih sastanaka:
1. osoba koja saziva sastanak treba da je najstarija po rangu, ili da je autoritet,
2. inicijator sastanka treba da odluči o mestu i vremenu sastanka, ali mora da se konsultuje sa svima,
3. inicijator mora da nagovesti šta je razlog sastanka i koliko dugo očekuje da će trajati,
4. svi učesnici treba da stignu na vreme,
5. inicijator treba da se potrudi da sastanak bude što kraći i produktivniji,
6. neko od prisutnih treba da beleži ono što je dogovoreno i
7. posle sastanka bitna je komunikacija sa svim zaposlenima za koje rezultati sastanka mogu biti značajni.

Improvizovane sastanke najčešće saziva šef. Oni gotovo uvek remete obaveze drugih ljudi i retko su produktivni. Najmanje su formalni od svih sastanaka. Uvek treba pribegavati nekoj drugoj vrsti sastanka ako je to moguće.

Formalni sastanci

Formalni sastanci imaju svoj sistem pravila, koja često mogu biti zamršena. Redovno se održavaju i učesnici su skoro uvek isti. Uputstva za držanje ovih sastanaka su sledeća:
1. pripremiti se za sastanak čitanjem zapisnika sa prethodnih sastanaka, kao i ostalih izveštaja i dokumenata koji su prethodno distribuirani. Ako želimo da pokrenamo pitanje na dnevnom redu, to treba uraditi tako što ćemo ranije kolegama prezentovati ideju da bi mogli o njoj da odlučuju na sastanku,
2. treba se obući formalno i doći tačno na vreme,
3. treba poštovati ustaljen redosled sedenja,
4. zahvaliti se na rečima dobrodošlice, ali ne odugovlačiti,
5. dopustiti predsedavajućem da vodi sastanak tako što ćemo čekati da presedavajući da znak da satavlja neku temu na diskusiju. Treba biti učtiv, sažet i konkretan,
6. treba poštovati kolege i njihove stavove,
7. treba se postarati da se zaključci donesu po svakom pitanju,
8. treba imati svest o poverljivosti formalnih sastanaka i ne pričati o aktivnostima,
9. zapisnici koji se vode postaju važeći tek uz saglasnost presedavajućeg i
10. u slučaju da se apsolutno ne slažemo sa odlukama možemo napustit sastanak ili dati ostavku. To ulazi u zapisnik kao dokaz da nismo imali veze sa donetim odlukama.

Poslovni izlasci

Poslovni izlasci su uobičajeni način obavljanja posla. Služe za ostvarivanje neformalnog kontakta, ispitivanje poslovne ponude, kao i za bolje upoznavanje. Poslovni izlasci mogu biti:
− poslovno druženje, na nekom sportskom ili kulturnom dogadjaju,
− kancelarijske zabave i
− ostali socijalni događaji i druženja.

Poslovna pisma

Poslovno pismo direktna je veza poslovnih partnera i to bez potrebe za ličnim kontaktom. Posredstvom pisama mogu da saznaju kakva je solidarnost poslovnih partnera, njegova pouzdanost i odgovornost pri preuzimanju poslovnih obaveza, što je naročito značajno za uspešan razvoj poslovnih odnosa. Svako pismo na poslovnog partnera mora da ostavi dobar utisak, pa zato mora da bude besprekorno oblikovano, sa svim potrebnim elementima iz kojih se već na prvi pogled mogu dobiti važne informacije o poslu koji se pismom pokreće i o pošiljaocu uopšte.

Najvažniji deo pisma je sadržaj. On mora da bude pažljivo sastavljen, kako bi zadovoljio osnovne zahteve poslovnog stila, a to su:
- kratkoća,
- jasnost,
- obazrivost,
- ozbiljnost i
- pristojnost.

Svako poslovno pismo je sastav za sebe, dva pisma koja se tiču iste stvari nikada ne smeju da budu ista i u tome se ogleda veština korespodenta.

Na pismu možemo staviti oznaku lično ili poverljivo, ako ne želimo da ga svi čitaju. Pisma možemo pisati i u neformalnom stilu, ali samo ako dobro poznajemo osobu kojoj pišemo i taj neformalni deo uglavnom je u poslednjem pasusu, kada su sve bitne poslovne informacije navedene.

Humor u poslovni pismima nije zabranjen, ali treba biti oprezan zato što se često shvata pogrešno.

Telefonski razgovori

Mnogi telefonski razgovori se ne završavaju kako bi trebalo, zbog načina na koji su vođeni.

Kada mi nekoga zovemo:
− treba da se pripremimo za razgovor, kao što se pripremamo za poslovni sastanak,
− treba napraviti koncept i teme po kojima će razgovor biti vođen,
− treba voditi računa o vremenu zvanja,
− neučtivo je brbljati pre prelaska na suštinu,
− telefonske veze se uglavnom prebacuju preko centrale, ako predugo zvoni, a vi ne primite izvinjenje od sekretarice, bolje je prekinuti vezu i zvati kasnije,
− treba se predstaviti i naglasiti razlog poziva, da bi sekretarica odlučila da li će prekinuti šefa u nekom drugom poslu,
− prema sekretarici treba biti ljubazan i odvojiti koji minut za priču sa njom, jer ona može dati i neke bitne informacije,
− tok razgovora teče tako, što se predstavimo i kažemo kojim povodom zovemo. Telefonski razgovor je dijalog, tako da treba da ostavimo prostora drugoj strani da priča. Uglavnom onaj ko je pozvan odlučuje kada se razgovor privodi kraju,
− ako treba da prekinemo telefonski razgovor, zbog neke druge stvari, treba da se izvinimo i pitamo da li je problem da razgovor nastavimo kasnije. U slučaju prekida drugoj strani treba objasniti razlog i hitnost druge obaveze,
− treba voditi računa o bezbednosti i privatnosti razgovora i
− postoje i telefonski sastanci kada više od dve osobe učestvuju u razgovoru. Tada se razgovor započinje i završava preko slušalice, centralni deo obavlja preko interfona. Druga strana se pita da li će smetati ako se u razgovor uključe i drugi saradnici koje treba predstaviti imenom, prezimenom i funkcijom, a koji pozdravom treba da potvrde prisutnost.

Stavovi

U svakodnevnom poslovanju, obično se srećemo sa pozicionim pogađanjem, kada jedna i druga strana nude svoje uslove, pokušavajući da se dogovore kompromisno.
Problem nastaje u različitim stavovima. Kada se pregovarači zakače oko stavova, nastoje da utvrde svoje pozicije. Što više objašnjavamo i branimo stav bićemo mu odaniji. Kada se to desi, naš ego se identifikuje sa stavom i onda branimo ego umesto stava.

Opasnost kod pozicionog pogađanja je u tome, što se pregovori lako mogu prekinuti.

Proces pregovaranja se naziva još i pregovaračka igra.

Tu su najzastupljenija dva oblika: meka – koja je popustljiva u korist druge strane i tvrda – koja nikada ne popušta. Ovo mogu biti korisni načini igranja, ali često ne dovode do rešenja.

Negde u sredini nalazi se stil principijelnog pregovaranja, koji je rezultat Harvardskog pregovaračkog projekta. On se još naziva i igra o igri i pregovaranje o vrednostima. Sastoji se od 4 bazna elementa:
1. ljudi: razdvojite ljude od problema,
2. interesi: koncentrišite se na interese, ne na stavove,
3. opcije: pre donošenja odluke šta ćete učiniti, napravite više različitih alternativa i
4. kriterijumi: insistirajte da rezultat bude zasnovan na nekom objektivnom standardu.

Zaključak

Dobra komunikacija i poznavanje poslovnog bontona je neophodna stvar za svakog menadžera.
Pravila se moraju znati i poštovati, ali ono što je najbitnije je Vaš doprinos razgovoru i komunikaciji – Vaša osobnost.
Ova pravila ne vrede ništa, ako nemate harizmu i ako ne osetite trenutak.

Naučite pravila, ali nikada nemojte dozvoliti da teorija potisne Vašu individualnost.

I zato, kada se sledeći put nađete na poslovnom sastanku, a domaćin Vas ponudi sarmom po drugi put, slobodno prihvatite, jer ćete tako pokazati interesovanje i zanimanje, koje će neminovno dovesti do dugotrajne i kvalitetne poslovne saradnje. Ali vodite računa da sako nikada ne skidate, mora da se zna red.

Prijateljski pozdrav,
Nebojša Skenderović

3 thoughts on “Poslovni bonton: Kako na sastanku tražiti još sarme, a da ostavite dobar utisak?

  1. Odličan tekst. Sve je tu što treba.
    Svaka čast!

  2. Jelena Ješanović kaže:

    Nažalost, kod nas se poslovni izlasci uglavnom svode na to da odvedemo klijenta i napijemo ga, kako bi ga lakše privoleli. :/

Ostavite odgovor

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Neophodna polja su označena *


devet − 8 =

show
 
close